INFORMARE CU PRIVIRE LA

PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Acest document are rolul de a descrie modul în care Asset Portfolio Servicing Romania S.R.L. (APS Romania) utilizează datele cu caracter personal pe care le primesc cu privire la dumneavoastră și/sau la bunurile dvs, ca parte din, derivate sau utilizate în activitatea de recuperare a debitului dvs, respectiv a debitului pentru care ați garantat. Prezenta notă de informare este realizată în conformitate cu noul Regulament General de Prelucrare a Datelor ce se va aplica începând cu data de 25 Mai 2018, în baza căruia aveți dreptul de a fi informat cu privire la datele pe care diferiți operatori le dețin și le procesează cu privire la dvs și la drepturile pe care le aveți în legătură cu aceste date.  

1. CINE SUNTEM

Datele noastre de contact sunt următoarele:

Asset Portfolio Servicing Romania S.R.L. (denumită în continuare „APS Romania”)

Adresă:

Calea Floreasca 246C, Sky Tower Building, etajele 11, 12 și 32, Sector 1, București.

Email:

info_ro@aps-holding.com

Telefon:

0372443523

Website:

ro.aps-holding.com

Date de contact ale Responsabilului cu Protecția Datelor

Email:

DPO@aps-holding.com

Telefon:

0215272759

 

Operatori Asociați

În baza Contractului de prestări servicii pentru recuperare creanțe încheiat între creditorul dvs, și Asset Portfolio Servicing Romania S.R.L., societate specializată în colectarea și recuperarea de creanțe, cele două societăți acționează ca operatori asociați cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal ce vă privesc în scopul recuperării debitului pe care îl datorați Creditorului.

În baza Contractului de prestări servicii încheiat între cele două societăți, APS Romania este însărcinată să întreprindă activitățile necesare pentru colectarea creanței pe care o datorați. Totodată, conform acordului dintre noi, APS Romania este entitatea responsabilă cu privire la prelucrarea datelor dvs cu caracter personal în cadrul activității de colectare în ceea ce privește respectarea drepturilor dvs. În acest sens, APS Romania este cea care are obligația de a vă informa cu privire la modul în care datele dvs sunt prelucrate pe parcursul procesului de colectare a creanței și de a vă facilita exercitarea drepturilor pe care le aveți cu privire la acestea. Totodată, APS Romania reprezintă punctul de contact comun pentru orice solicitare pe care doriți să o adresați cu privire la datele dvs. Detalii în acest sens găsiți în Secțiunile 8 și 9 din prezenta Notă de informare.

Ambele companii vor lua măsurile necesare pentru a asigura în mod adecvat securitatea și confidențialitatea datelor dvs, inclusiv în scopul prevenirii accesului neautorizat la acestea sau utilizarea neautorizată a datelor și a echipamentului utilizat pentru prelucrare.

 

2. ÎN CE SCOPURI UTILIZĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Pentru derularea activității de recuperare a debitelor

Cel mai mult, utilizăm datele dvs pentru desfășurarea activităților necesare pentru recuperarea debitului pe care îl dețineți față de Creditor. În acest sens, vom utiliza datele pentru desfășurarea de activități precum: transmiterea de note de informare cu privire la termenele de plată, informarea în scris sau prin telefon cu privire la suma rămasă de plată și agreerea împreună a graficului de plăți. În cazul în care înțelegerea amiabilă nu este respectată, vom utiliza datele dvs pentru a iniția formalitățile legale, precum formularea de acțiuni în instanță sau inițierea formalităților de executare silită cu privire la bunurile aduse în garanție, dacă este cazul, sau la alte bunuri identificate în timpul procedurilor de executare. 

Ca parte din activitatea de recuperare, vom procesa datele dvs și pentru administrarea curentă a dosarului de recuperare ce vă privește. Aceasta va presupune desfășurarea de activități precum înregistrarea și administrarea plăților pe care le realizați, verificarea periodică a datelor pe care le avem cu privire la dvs astfel încât acestea să fie corect înscrise în evidențele noastre sau soluționarea plângerilor pe care le-ați putea avea cu privire la noi sau la colaboratorii noștri, indiferent dacă o astfel de plângere ne-a fost adresată în mod direct sau transmisă către o autoritate competentă.      

Pentru restabilirea contactului cu dumneavoastră

În cazul în care nu reușim să stabilim contactul cu dvs sau datele pe care le avem în sistem nu mai sunt de actualitate, vă vom procesa datele pentru a încerca să identificăm noile dumneavoastră date de contact, cum ar fi număr de telefon sau adresă.

Pentru desfășurarea de activități în baza internă de date

Pentru a asigura o bună eficiență a activității pe care o derulăm, vom desfășura o serie de activități de prelucrare a datelor la nivel intern, precum:

Ø  Încărcare de date: atunci când datele dvs sunt încărcate în sistemul nostru intern și verificate pentru integritate și valabilitate, activități care ne ajută să confirmăm că datele corespund scopului pentru care le primim;

Ø  Asocieri de date: atunci când datele ne sunt puse la dispoziție, acestea sunt asociate cu date preluate din alte surse cu scopul de a confirma identitatea dvs, adresa și existența bunurilor aduse în garanție, dacă este cazul;

Ø  Testarea sistemului intern și a serviciilor oferite: din când în când se poate să folosim datele dvs pentru a dezvolta și testa noi proceduri și tehnologii pe care le implementăm în activitatea noastră. 

Pentru analizarea bazelor de date

În scopul de a ne optimiza serviciile și de a ne eficientiza sistemul de colectare utilizat, vom derula analize periodice ale bazei de date care ne vor ajuta să controlăm în mod eficient măsurile pe care le avem implementate și să ne evaluăm rezultatele, să le optimizăm și să implementăm proceduri de colectare mai eficiente pentru activitățile viitoare. Suplimentar, astfel de analize ne ajută să ne evaluăm sistemele și rețelele tehnice și electronice pe care le utilizăm, cu scopul de a preveni accesul neautorizat în sistem sau utilizarea eronată a acestuia, inclusiv prevenirea potențialelor încălcări de securitate care ar putea apărea cu privire la datele cu caracter personal. 

Detectarea de fraude și realizarea de verificări în scopuri de prevenire a activităților ilicite

Vom utiliza datele pentru a realiza o serie de verificări având ca scop prevenirea activităților de fraudă și spălare de bani, în conformitate cu standardele practicii în domeniu și alte prevederi legale.

3. CARE ESTE TEMEIUL LEGAL ÎN BAZA CĂRUIA VĂ PROCESĂM DATELE

Interesul Legitim

Legislația privind protecția datelor cu caracter personal permite procesarea de date atunci când scopul procesării este unul legitim și nu este surclasat de interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei fizice. Când desfășurăm diferite activități de procesare a datelor dvs, următoarele categorii de interese legitime sunt urmărite:

Activități de recuperare a debitelor, inclusiv restabilirea contactului și administrare de dosar

Când executarea normală a contractului este afectată ca urmare a nerespectării obligațiilor dvs de plată, activitățile de procesare pe care le desfășurăm în vederea recuperării debitului, inclusiv transmiterea de notificări, introducerea de acțiuni în justiție sau demararea acțiunilor de executare, sunt derulate în baza interesului legitim pe care Creditorul dvs îl are de a identifica soluții prin care să se asigure că drepturile sale contractuale sunt respectate.

 

Analize ale bazelor de date, Testarea sistemului intern și a serviciilor oferite

Atunci când prelucrăm date pentru derularea de analize și evaluări interne, inclusiv când prelucrarea presupune transferul de date sau permiterea accesului unor alte entități din Grupul APS, interesul legitim care stă la baza unor astfel de prelucrări este acela de a ne structura activitatea într-o modalitate echilibrată și eficientă economic, cu scopul de a crește eficiența și productivitatea companiei.           

Activități de prevenire și identificare a fraudelor

Un interes legitim de prevenire și identificare a infracțiunilor, fraudelor și actitivăților de spălare de bani este urmărit atunci când prelucrăm datele dvs pentru astfel de verificări.

4. CE DATE PRELUCRĂM CU PRIVIRE LA DVS ȘI DE UNDE LE AVEM

4.1. Date furnizate de creditorul dvs inițial

Odată cu cesiunea creanței deținută față de dvs, creditorul dvs inițial ne transmite întregul dosar aferent creanței, împreună cu toate datele cu caracter personal ce vă vizează disponibile în acesta. Aceste date includ nume și prenume, data și locul nașterii, cetățenia, semnătura, sexul, starea civilă, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate și alte date incluse în acesta, date din permisul de conducere, număr de telefon/fax, adresa de domiciliu sau reședință, e-mail, profesie și loc de muncă, formare profesională (diplome, studii), situație familială, situație economică și financiară, date privind bunurile deținute, număr de cont bancar și denumire bancă, date privind datoria în curs cu privire la care vă contactăm, precum sume achitate și neachitate, dobânzi aplicate și alte penalități de întârziere, informații cu privire la bunurile aduse în garanție și la tipul de proprietate deținută (proprietar unic sau coproprietar și cota deținută) și date cu privire la polițele de asigurare aferente, dacă este cazul, precum și date privind alte bunuri pe care le dețineți, în cazul sumelor negarantate.      

4.2. Informații disponibile din alte surse

Pe parcursul procedurilor de recuperare vom putea formula diverse solicitări pentru furnizarea de informații adresate autorităților publice, precum Inspectoratul Teritorial de Muncă, Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date sau Casa de Asigurări de Sănătate, pentru a ne furniza informații cu privire la situația dvs conform evidențelor acestora. Suplimentar, va fi posibil să adresăm diverse solicitări de informații, acolo unde legea ne permite, angajatorului dvs actual pentru a ne confirma, spre exemplu, instituiri de popriri sau realizarea de plăți, în cursul procedurilor de executare, dacă este cazul.   

În ceea ce privește prevenirea activităților de spălare a banilor și fraudă, vom face verificări în baze de date cu acces limitat destinate expres în acest scop.

4.3. Informații din surse disponibile public

În plus față de sursele menționate mai sus, vom face verificări și vom prelua date din diverse surse disponibile public. Astfel, vom face verificări cu privire la bunurile aduse în garanție sau la alte bunuri pe care le dețineți, în registrele publice de publicitate, precum Cartea Funciară sau Arhiva Electronică de Garanții Mobiliare. Totodată, vom putea face verificări și vom prelua date disponibile pe paginile de internet ale autorităților fiscale sau judiciare, ale primăriei, ale organelor de poliție sau ale Registrului Comerțului. Datele furnizate de astfel de pagini de internet ne vor ajuta să asigurăm acuratețea datelor dvs și să le actualizăm, precum și să decidem cu privire la pașii de urmat. De asemenea, în cazul în care nu vă vom mai putea contacta telefonic, vom accesa datele publice disponibile în conturile dvs de pe rețelele de socializare, pentru a actualiza numărul de telefon pe care îl avem înregistrat în sistem.   

4.4. Informații furnizate de dumneavoastră

Vor fi situații în care inclusiv dvs ne veți pune la dispoziție date, cum este cazul, spre exemplu, atunci când ne transmiteți dovada plății pe care ați realizat-o, când semnați un acord de plată sau când ne informați cu privire la diverse actualizări de date ce vă privesc.

 

 

 

  

5. CU CINE ÎMPĂRTĂȘIM DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Creditorul dumneavoastră

Toate informațiile care sunt adăugate în dosarul dumneavoastră pe parcusul procedurii de recuperare sunt împărtășite de APS Romania cu noul dumneavoastră Creditor și persoanele desemnate să îl reprezinte în relația cu APS Romania. În cazul în care Creditorul a contractat diferite entități pentru a-i reprezenta interesele și a verifica îndeplinirea conformă, de către APS Romania, a sarcinilor ce-i revin, cum ar fi companii externe de audit, la solicitarea Creditorului, APS Romania va împărtăși sau va permite accesul la datele dumneavoastră unor astfel de companii externe indicate de acesta.

Prestatori de servicii

În anumite situații, APS Romania va apela la contractori externi pentru îndeplinirea anumitor activități în numele său, cum ar fi servicii de printare sau scanare de documente, servicii de curierat, de arhivare de documente, agenții imobiliare, sau de întocmire de rapoarte de evaluare cu privire la bunuri. În acest scop, vom împărtăși diferite date persoanele ce vă aparțin împuterniciților APS Romania pentru a le permite îndeplinirea sarcinilor ce le revin conform instrucțiunilor noastre. Lista împuterniciților APS Romania poate fi solicitata oricand de catre dvs printr-o solicitare scrisa catre adresele noastre de contact mentionate în Secțiunea 1 a prezentei notificări si pe pagina de internet ro.aps-holding.com, secțiunea ”Prelucrarea datelor cu caracter personal”.

Avocați, instanțe de judecată, executori, lichidatori sau alte persoane implicate în formalitățile legale de recuperare

În cazul în care va fi necesară demararea procedurilor de executare, vom împărtăși datele dvs cu toate persoanele/entitățile implicate în astfel de proceduri, precum avocați, instanțe de judecată, executori, evaluatori sau notari publici.

Autorități publice și de aplicare a legii, societăți de asigurări

Autorități publice centrale sau locale, precum și organele de poliție și alte agenții sau instituții publice vor putea uneori să ne solicite să le punem la dispoziție diverse date, inclusiv date ce vă privesc, cum ar fi detalii cu privire la plățile realizate de dvs. Aceste solicitări pot fi pentru o serie de scopuri, precum verificarea îndeplinirii obligațiilor fiscale de către noi, investigarea plângerilor, precum și în scopul de prevenire sau detectare a infracțiunilor, fraudei sau operațiunilor de spălare a banilor.

Suplimentar, vom împărtăși datele dvs de identificare cu diferite instituții publice, precum cele indicate la punctul 4.3 de mai sus, și registre publice, la momentul adresării de solicitări acestor instituții cu privire la situația dvs sau când realizăm înregistrarea cesiunii de creanță sau a garanțiilor acordate pe numele noului Creditor, precum și când demarăm o acțiune în justiție, pentru a-i permite Creditorului să își exercite drepturile în relațiile cu terții. De asemenea, în cazul unei creanțe asigurate, vom comunica datele dvs societății de asigurări la care aveți încheiată polița de asigurare.

Alte entități APS

Din când în când, va fi posibil ca APS Romania să împărtășească anumite informații privind dosarul dvs sau procesul de colectare cu diverse entități din Grupul APS, toate situate în spațiul Uniunii Europene.

O listă a tuturor entităților APS cu care pot fi împărtășite date este disponibilă pe site-ul ro.aps-holding.com. Astfel de entități vor procesa datele dvs pentru anumite scopuri interne administrative, precum pentru a audita activitatea de colectare derulată de APS Romania, în scopuri de analize statistice și analitice, precum, spre exemplu, pentru a crea modele și variabile în legătură cu prevenirea riscurilor, pentru a monitoriza tendințele pieței sau pentru a crea estimări de pierderi.

 

6. TRANSFERUL DE DATE CĂTRE TERȚE ȚĂRI

Atunci când Creditorul dvs care ne-a contractat pentru administrarea și recuperarea sumelor care i se datorează este situat sau utilizează servere de date situate în afara Spațiului Economic European, va trebui să transmitem sau să permitem accesul la datele personale altor țări din lume. În astfel de situații, ne vom asigura că datele sunt transmise în țări cu privire la care Comisia Europeană a decis că asigură un nivel de protecție adecvat sau că au fost oferite garanții adecvate pentru a ne asigura că nivelul de protecție al datelor dvs nu este periclitat. De regulă, astfel de garanții se vor asigura prin introducerea în contractul pe care îl încheiem cu Creditorul clauze standard de protecție a datelor aprobate de Autoritățile Europene. În cazul în care datele dvs sunt transferate în țări terțe, veți putea afla mai multe informații cu privire la garanțiile de protecție utilizate prin adresarea unei solicitări în acest sens.   

  

7. CÂT TIMP ȚINEM DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Toate datele pe care le colectăm pe parcursul procedurilor de recuperare a creanței pe care le derulăm cu privire la debitul dvs vor fi adăugate și stocate în dosarul dvs. Dosarul, împreună cu datele adunate pe parcursul procedurilor de recuperare, va fi păstrat o durată de 5 ani de la data la care dosarul de credit este soluționat sau închis.

Date arhivate

Anumite documente specifice care conțin date personale cu privire la dvs, precum contractul de credit și documentele care dovedesc plățile pe care le-ați realizat, precum și documentele de executare emise în cazul procedurilor de executare cu privire la bunurile oferite drept garanție, precum hotărâri ale instanței sau procese-verbale de adjudecare, reprezintă documente justificative, din punct de vedere fiscal, cu privire la activitatea noastră. În consecință, aceste documente vor fi arhivate și păstrate o perioadă de 10 ani de la terminarea anului în care a fost realizată ultima plată sau procedura de executare a fost finalizată.

 

8. CE DREPTURI AVEȚI

Dreptul de acces – aveți dreptul ca, în orice moment, să știți ce date prelucrăm cu privire la dvs precum și informații cu privire la modul în care vă prelucrăm datele.

Pentru a vă exercita dreptul de acces, vă rugăm să ne adresați o cerere scrisă, transmisă la adresa sediului APS Romania indicată în Secțiunea 1 de mai sus. Suplimentar, ne puteți contacta pentru detalii prin adresele de contact E-mail indicate in Secțiunea 1 sau la numerele de telefon indicate în Secțiunea 1, de luni până vineri, în intervalul orar 09:00-18:00, cu excepția zilelor de sărbătoare legală.

Dreptul la rectificare – în cazul în care constatați că datele pe care le avem cu privire la dvs sunt incorecte sau incomplete, aveți dreptul, în orice moment, să ne solicitați rectificarea, respectiv completarea, datelor inexacte sau incomplete care vă privesc.      

Dreptul la ștergerea datelor (”Dreptul de a fi uitat”) – aveți dreptul de a ne solicita și de a obține ștergerea datelor personale pe care le avem cu privire la dvs, fără întârzieri nejustificate. Menționăm, însă, că dreptul de a fi uitat nu este un drept absolut, acesta aplicându-se doar în anumite situații, cum ar fi atunci când datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, când vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea, când datele au fost prelucrate ilegal sau când trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale. Astfel, mai înainte de a da curs cererii dvs, o vom analiza și vă vom informa cu privire la rezultat.

Dreptul la restricționare a prelucrării – în anumite circumstanțe, ne puteți cere să restricționăm modul în care prelucrăm datele dvs. Aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării atunci când aveți un motiv anume pentru a dori restricționarea. Acesta poate fi, spre exemplu, întrucât contestați exactitatea datelor pe care le prelucrăm cu privire la dvs sau contestați modul în care am efectuat prelucrarea.

 

9. AVEȚI DREPTUL A VĂ OPUNE PRELUCRĂRII DATELOR CARE VĂ PRIVESC

În orice moment, aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs cu caracter personal, din motive legate de situația dvs particulară. Menționăm că exercitarea dreptului de opoziție nu va determina în mod automat încetarea prelucrării. O analiză va fi realizată cu privire la motivele pentru care vă exprimați opoziția, raportat la motivele care ar putea justifica continuarea prelucrării. Vă vom comunica rezultatul analizei noastre și măsurile pe care urmează să le luăm ca urmare a analizei realizate.

În cazul în care doriți să vă exercitați acest drept, precum și oricare dintre drepturile la rectificare, la ștergerea datelor sau la restricționarea prelucrării, vă rugăm să ne adresați o cerere scrisă, transmisă la adresa sediului APS Romania indicată în Secțiunea 1 de mai sus. Suplimentar, ne puteți contacta prin adresele de contact E-mail indicate in Secțiunea 1 sau la numerele de telefon indicate în Secțiunea 1, de luni până vineri, în intervalul orar 09:00-18:00, cu excepția zilelor de sărbătoare legală.

 

10. INAPLICAREA DREPTULUI LA PORTABILITATEA DATELOR

Noua reglementare privind prelucrarea datelor cu caracter personal introduce dreptul la portabilitate a datelor, drept ce conferă persoanelor fizice posibilitatea de a primi datele lor cu caracter personal și de a le transmite către un alt operator. Dreptul la portabilitate se aplică în cazul datelor furnizate în mod direct de persoana fizică și doar atunci când prelucrarea datelor se bazează pe consimțământ sau se realizează pentru executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate.

După cum am menționat și în Secțiunea 3 de mai sus, APS Romania și Creditorul prelucrează datele dvs în baza unui interes legitim. În consecință, dreptul la portabilitatea datelor nu se aplică în cazul de față.

 

11. INEXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL BAZAT EXCLUSIV PE PRELUCRAREA AUTOMATĂ, INCLUSIV CREAREA DE PROFILURI

Nu utilizăm datele dumneavoastră, prelucrate pe parcursul procesului de colectare a sumelor datorate, pentru a crea profiluri prin mijloace exclusiv automate sau pentru a lua decizii ce vă pot afecta exclusiv în baza unor prelucrări automate a datelor dvs.

La momentul la care primim dosarul dvs, în baza datelor pe care le avem, fie din dosar fie din diverse surse accesibile public, vom realiza o analiză a acestora pentru a stabili strategia de recuperare pe care o vom folosi cu privire la suma pe care o datorați. O astfel de analiză și stabilirea strategiei de recuperare vor fi realizate de personalul APS Romania în colaborare cu reprezentanții desemnați ai Creditorului.

12. AVEȚI DREPTUL DE A DEPUNE PLÂNGERE ÎN FAȚA UNEI AUTORITĂȚI DE SUPRAVEGHERE

În cazul în care considerați că prelucrarea datelor cu caracter personal care vă vizează încalcă prevederile legale în vigoare, fără a fi afectate orice alte căi de atac administrative sau judiciare, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere, în special în statul membru în care aveți reședința obișnuită, în care se află locul de muncă sau în care a avut loc presupusa încălcare.

Datele de contact ale Autorității de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România sunt următoarele:

Adresa:

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania      

Email:

anspdcp@dataprotection.ro

Telefon:

+40.318.059.211,

Fax:

+40.318.059.602

Website:

dataprotection.ro

 

Puteți consulta prezenta Notă de Informare oricând pe pagina de internet ro.aps-holding.com, secțiunea ”Prelucrarea datelor cu caracter personal”.